Albaranes pendientes de facturar: albarán sin factura, factura sin albarán y qué hacer con el descuadre

La conciliación a tres vías (three-way matching) es el proceso por el que se contrasta el pedido con el albarán y con la factura, y se da por buena la operación cuando los tres coinciden. Es un control estándar, está bien planteado y hay producto español que lo automatiza bien.

Lo que conviene ver es lo que esa definición deja fuera: casa tres documentos entre sí, no casa los documentos con lo que pasó en el muelle. Si el repartidor se trajo de vuelta un bulto dañado y nadie lo anotó, los tres documentos pueden seguir cuadrando perfectamente entre ellos y estar los tres equivocados. Ese caso no es un fallo del three-way matching: está fuera de lo que puede ver por definición.

Porque al ir a facturar hay una comprobación que casi nadie tiene asignada: contrastar lo que se pidió, lo que se sirvió y lo que se va a cobrar. Cuando los tres números coinciden, la factura sale sola y nadie se entera de que existía una comprobación. Cuando no coinciden, el caso se aparta.

Y no coinciden más a menudo de lo que se cree, porque entre el pedido y la entrega pasan cosas normales: se sirve parcial porque faltaban dos unidades, se sustituye una referencia por su equivalente, el cliente rechaza un bulto dañado en el momento de recibirlo, se acuerda un descuento por el retraso. Ninguna de esas cosas es un error, y todas producen un albarán que no cuadra con su pedido.

Porque el riesgo cambia de lado. Un albarán sin facturar es dinero que todavía no has pedido: molesto, y tuyo. Una factura sin constancia de entrega es dinero que has pedido sin poder demostrar que lo ganaste — y si el cliente lo discute, la carga de enseñar la prueba de entrega es tuya.

Hay dos situaciones detrás y desde fuera se ven idénticas. En la primera, la entrega ocurrió y lo que falta es el papel: el albarán está firmado en una carpeta del almacén, o el justificante no ha vuelto del transportista. En la segunda, la entrega no ocurrió: se facturó un pedido que se anuló, o se duplicó una línea. La primera se arregla buscando; la segunda exige emitir un abono, que es una decisión con dueño distinto y con impacto en el cierre.

La pregunta correcta no es si la casación automática sirve —sirve, y para la clase documental es la herramienta adecuada— sino qué proporción de tus descuadres son de esa clase. Esa proporción la puedes medir en una tarde y decide si comprar resuelve tu problema o solo la mitad.

Fíjate en el patrón de la columna del medio: un casador ve todo lo que está dentro de los documentos y nada de lo que ocurrió entre ellos. Es exactamente la misma frontera que separa lo que tu ERP ve de lo que no: dentro del sistema, todo; en la costura, nada.

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   Sepáralas en dos listas antes de tocar nada

   Documentales a un lado, no documentales al otro. Es media hora de trabajo y cambia todo lo demás: la primera lista se automatiza, la segunda se gestiona. Mezcladas, cualquier decisión que tomes sobre ellas es la decisión equivocada para la mitad.

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   Ordena por antigüedad, no por facilidad

   Es la regla que más cuesta cumplir porque va contra el instinto de vaciar la bandeja. Lo viejo se cobra peor y cada semana que pasa baja la probabilidad de cobrarlo entero, así que el caso de hace seis semanas vale más atención que tres fáciles de ayer.

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   Dentro de cada antigüedad, ordena por importe

   No por número de líneas ni por cliente. El tiempo de resolver un descuadre apenas depende del importe, así que el mismo esfuerzo aplicado a la factura grande rinde más — y las grandes son justo las que un cliente revisa con más cuidado cuando llegan tarde.

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   Para los no documentales, busca el motivo antes que la solución

   Quien llama al comercial preguntando «¿qué pasó con este pedido?» está haciendo arqueología. Antes de eso, mira si la incidencia del transportista o el correo del acuerdo están en algún sitio: en la mayoría de los casos el motivo existe escrito, solo que no está pegado al pedido.

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   Anota el motivo en el expediente, aunque ya lo hayas resuelto

   Es el paso que todo el mundo se salta porque no ayuda a cerrar el caso de hoy. Pero el mismo cliente con el mismo transportista va a producir el mismo descuadre el mes que viene, y la diferencia entre resolverlo en un minuto o en veinte es que alguien escribiera por qué pasó.

Porque un albarán servido y sin facturar es mercancía que ya salió de tu almacén y dinero que todavía no has pedido. Contablemente el producto ya no está en tus existencias y el ingreso todavía no está reconocido, así que el mes se cierra con el coste dentro y el ingreso fuera. Es la única de las siete costuras cuyo efecto aparece directamente en la cuenta de resultados.

Y tiene un segundo efecto sobre la caja que suele pesar más: cada día que un albarán pasa en esa lista es un día que se suma al periodo medio de cobro. Si el director financiero mide los días de cobro —y los mide— esta lista es una de sus causas, y hasta ahora probablemente no estaba atribuida a operaciones. Enseñar las dos cosas juntas —cuántos albaranes hay pendientes y cuántos días le añaden al cobro— es la forma de que esta conversación deje de ser sobre una bandeja y pase a ser sobre dinero.

Que el motivo del descuadre se conoce en un momento y se necesita en otro. Cuando el almacén sustituye una referencia, alguien lo sabe. Cuando el cliente rechaza un bulto, el repartidor lo sabe y el transportista lo registra en su sistema. Cuando el comercial pacta una rebaja, lo sabe él.

Tres semanas después, al cerrar el mes, quien factura no sabe ninguna de las tres cosas — y el dato existe, escrito, en tres sitios distintos que no son el expediente del pedido. El descuadre no nace porque falte información: nace porque la información no viaja con el pedido. Es la misma costura de siempre, vista desde el lado de la factura.

Lo que no: Pliuz no es un casador de documentos y no pretende serlo. Si tu problema es que hay que puntear dos PDF línea contra línea, hay productos españoles que hacen exactamente eso y lo hacen bien; la comparación honesta está en la tabla de arriba.

Lo que estamos construyendo es la otra mitad: que el motivo de un descuadre no documental llegue al expediente del pedido en el momento en que se conoce —la incidencia del transportista, la sustitución, el acuerdo comercial— para que quien factura tres semanas después no tenga que hacer arqueología. Ese motor se está construyendo con las primeras distribuidoras, no se puede comprar hoy, y presentarlo de otra forma sería vender lo que no hay.